 |
| Korespondensi ; Hubungan, Peran dan Pentingnya Korespondensi |
PERANAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS
Menciptakan surat yang baik dan jelas Kesalahan dalam penulisann berbagai surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model surat.
Kesalahan tersebut disebabkan: tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang baik dan masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat .
Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat.
Menciptakan kerja sama yang baik.
Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.
Menyebarkan kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan.
BAHASA KORESPONDENSI BISNIS
Jelas
Pengertian jelas disini adalah mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.
Lugas
Maksud lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.
Menarik Dan Santun
Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santun, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.
PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDENSI
- Koresponden, yaitu orang atau orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang menandatangan surat.
- Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
- Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
- Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.
- Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
- Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.
FUNGSI SURAT
Tanda bukti tertulis yang otentik.
Surat merupakan bukti “hitam diatas putih” dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat, dll.
Alat pengingat
Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supesemar.
Pedoman kerja
Surat dapat dilakukan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu. Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan.
Jaminan keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang. Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada seseorang dalam suatu perjalanan.
Utusan atau duta organisasi
Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang mampu mencerminkan citra, mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.
Dasar penilaian dan keputusan
Surat merupakan salah sati dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya, surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.
Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat. Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekwensi surat-menyurat. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman.
Surat tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacaauan. Namun, melalui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalahpahaman dapat terhindari.
Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain Karena kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus surat-menyurat dengan pihak lain bisa menunjukan eratnya kerja sama dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
PENTINGNYA KORESPONDENSI
Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan.
Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order) berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut.
Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang tepat mutu dan tepat waktu.
Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya.
Bank Koresponden
Bank yang berdasarkan suatu perjanjian mempunyai hubungan dengan bank lain untuk saling memberikan jasa dan/atau melakukan transaksi untuk dan atas nama bank yang berkepentingan (correspondent bank).
Otoritas Jasa Keuangan
Apa Itu Bank Koresponden?
Bank koresponden adalah bank yang menyediakan layanan atas nama lembaga keuangan lain, dengan fasilitas yang sama atau tidak sama. Fasilitas yang ditawarkan biasanya transfer antar rekening, transaksi bisnis, menerima setoran, dan mengumpulkan dokumen atas nama lembaga keuangan lain. Bank koresponden kemungkinan besar akan digunakan oleh bank domestik untuk melayani transaksi yang berasal atau diselesaikan di luar negeri, bertindak sebagai agen bank domestik di luar negeri.
Timbulnya bank korespondensi dapat disebabkan dengan adanya hal-hal seperti orientasi internasional/global, hingga meluasnya usaha bank yang mencakup kegiatan ekspor, impor, hingga transfer valuta asing.
Bentuk-bentuk Hubungan Bank Koresponden
Dalam melakukan hubungan koresponden antar bank, dapat ditinjau dari segi bentuknya dapat bersifat seperti berikut:
- Non Depository Correspondent, yaitu suatu hubungan satu bank dengan bank lain, yang terbatas pada pertukaran contoh tanda tangan antar pejabatnya dan hubungan test key (sandi untuk mengidentifikasi kebenaran suatu berita dari satu bank dengan bank lain).
- Depository Correspondent, yaitu hubungan yang semula bersifat non depository tetapi di ikuti dengan pembukaan rekening oleh salah satu bank atau kedua bank yang mengadakan hubungan koresponden tersebut atau hubungan Nostro-Vostro atau keduanya.
Post a Comment